Como guardar notas fiscais e comprovantes sem acumular papel
O que guardar e por quanto tempo: papel térmico que apaga, consulta da nota pela chave de acesso, garantia, declaração anual de quitação e comprovantes de Pix.
Nota fiscal e comprovante servem para três coisas: provar que você pagou, usar a garantia de um produto e saber para onde foi o dinheiro. O problema é o volume. Em poucos meses, a gaveta enche de papel que ninguém consegue ler.
Com uma regra para cada tipo de documento, dá para guardar menos papel e achar o que precisa no dia em que precisar.
O papel térmico apaga
A maior parte das notas de mercado e dos comprovantes de cartão sai em papel térmico. A impressão desbota com o tempo, e mais depressa com calor, luz e contato com plástico. Guardada na carteira ou no carro, a nota pode ficar ilegível antes de você precisar dela.
- Fotografe ou digitalize a nota no dia da compra, com boa luz e o papel esticado.
- Guarde o papel em envelope de papel, longe do sol e de fontes de calor.
- Não plastifique: o calor da plastificação escurece o papel térmico inteiro.
A nota eletrônica na Secretaria da Fazenda
Toda NFC-e tem uma chave de acesso de 44 números e um QR Code. Com eles, a nota pode ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do estado onde a compra foi feita. Guardar a foto da chave, ou o endereço que o QR Code abre, resolve a maior parte dos casos do dia a dia.
CPF na nota
Alguns estados têm programas que devolvem parte do imposto ou fazem sorteios para quem informa o CPF na nota. As regras mudam de um estado para outro, então confira no site da Secretaria da Fazenda do seu.
O que guardar e até quando
| Documento | Até quando guardar |
|---|---|
| Nota do mercado | Até conferir a compra e lançar o gasto |
| Nota de produto com garantia | Até acabar a garantia, somando a do fabricante e a legal |
| Contas de água, energia, gás e telefone | Até chegar a declaração anual de quitação |
| Comprovantes de Pix e de transferência | Enquanto puder haver dúvida sobre o pagamento |
| Aluguel, condomínio, escola e outras contas | Os prazos variam: na dúvida, consulte o Procon do seu estado |
Pelo Código de Defesa do Consumidor, a garantia legal é de 30 dias para produtos não duráveis e de 90 dias para os duráveis. A garantia do fabricante, quando existe, complementa a legal. Nos dois casos, a nota é a prova da data da compra, por isso a de um eletrodoméstico merece uma cópia digital.
A declaração anual de quitação
Empresas que prestam serviços contínuos, como as de água, energia e telefone, são obrigadas pela Lei 12.007, de 2009, a enviar uma declaração anual de quitação de débitos. Ela informa que as contas do ano foram pagas e substitui os comprovantes mensais daquele ano.
A declaração chega no ano seguinte, muitas vezes impressa na própria fatura. Com ela guardada, os comprovantes mensais daquele serviço podem ir para o lixo. Se alguma conta do ano ficou em aberto, guarde os comprovantes até resolver a pendência.
Comprovantes de Pix e de cartão
O comprovante de Pix fica no extrato do aplicativo do banco, com o identificador da transação. Mesmo assim, salve o PDF quando o pagamento for de uma conta ou de um serviço: é ele que você vai mandar se alguém disser que não recebeu.
O comprovante da maquininha de cartão quase nunca precisa ser guardado, porque a compra aparece na fatura ou no extrato. A exceção é quando há diferença de valor ou cobrança em dobro.
Uma rotina de cinco minutos por mês
- No dia da compra, fotografe a nota ou envie para o Ininvest.
- Uma vez por mês, separe o que precisa ficar em papel (garantias e contas) e jogue fora o resto.
- Use uma pasta por ano para garantias e uma divisória por mês para contas.
- Quando chegar a declaração anual de quitação, descarte os comprovantes mensais daquele serviço.
O Ininvest não guarda a foto da nota. Ele lê o documento e guarda o estabelecimento, a data, os valores, os itens e as categorias. Para a garantia, mantenha a sua própria cópia da nota. Veja como fica uma nota lida.
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Para as notas de garantia de eletrodomésticos e móveis, separadas por ano.
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Guardam as notas de papel térmico longe da luz e do plástico.
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